Doporučený formát úředního dopisu - A4 (210 x 297 mm)
Doporučeny jsou v textovém procesoru okraje 2 až 2,5 cm.
Optimální velikost písma je 12 bodů, dnes často
výchozí velikost 11 tiskových bodů.
Zvýrazňování v textu
V rámci úřední korespondence
používáme zvýraznění v omezené
míře. Dá se využít těchto způsobů
zvýraznění:
podtržení
vložení textu do rámečku
umístění na samostatný řádek
vložení do uvozovek
modifikace písma
Členění textu, jeho označování
Odstavec
od levé svislice, dnes obvykle zarovnání do bloku
při zarovnání do bloku se doporučuje (pro
odstranění nepřiměřených mezer mezi slovy)
používat automatické dělení slov. Pozor ale na
nepřiměřené možství rozdělených slov - může
způsobit zhoršení přehlednosti a estetického
vzhledu textu
při jednoduchém a 1,5 řádkování lze
vynecht mezi odstavci jeden řádet (snažíme se ale vždy
využít nastavení stylu odstavce)
Výčty
Jejich umístění je možné od levé svislice,
od odsazení, na střed řádku apod. Začátek a konec
výčtu oddělujeme prázdným řádkem. I
označení může být různé (písmena
abecedy, arabské beno římské číslice,
pomlčky nebo jiné značky).
Příklad:
Střední ekonomické škola otevírá tyto obory:
ekonomika provozu
sekretářka
podnikání v oboru
Jednotlivé body, které obsahují více
řádků, se oddělují prázdným řádkem
Příklad:
Tuto službu poskytuje Banka na základě smlouvy
smlouvu je možno uzavřít na vybraných
pobočkách, jestliže okruh příjemců v rámci
dané oblasti ...
zasahuje-li okruh příjemců do více organizačních jednotek Banky ...
Obsahují-li jednotlivé body celé věty, mohou
začínat velkým písmenem a končit tečkou, nebo
začínat malým písmenem a končit středníkem,
na konci celého výčtu je pak tečka
Číselné označování textu
Platí zásady:
části textu se označují arabskými
číslicemi, mezi něž se vkládá tečka; uvnitř
číselného označení se za tečkou nedělá
mezera;
na každé úrovní začíná
číslování jedničkou, předmluva nebo úvod
nulou;
čísla se vyslovují jako číslovky
základní, na konci číselného výrazu
se tečka nepíše;
mezi číselným označením a textem se dělají dvě mezery;
přehledy a obsahy se píší od levé svislice se zřetelem k nejdelšímu označení.
1
1.1
1.1.2
1.2
2
2.1
Odkazy na čísla oddílů a pododdílů v textu
Příklad:
viz 1.1. viz odstavec 1.1.2, viz 2. odstavec v 1.1.
Abecedně-číselné označování částí textu
Je nutno dodržet tyto zásady:
za velké písmena, římské a arabské číslice se píše tečka;
za malá písmena se připojují závorky (okrouhlé nebo rovné)
za tečkou a za závorkou se vynechává jedna mezera
přehledy se mohou řadit stupňovitě od levé svislice nebo
pod sebou, ale vždy musí být dodržována
správná posloupnost;
pokud používáme různá označení,
používá se následující posloupnost:
velká písmena, římské číslice,
arabské číslice a malá písmena.
Příklad: Úvod
A. Rozdělení psacích strojů
I. Podle pohonu
1. Ruční psací stroje
2. Elektrické psací stroje
a)
elektronické
b)
elektromechanické
II. Podle účelu...
Nadpisy
Od předchozího textu se oddělují dvěma
prázdnými řádky. Od
následujícího textu jedním
prázdným řádkem. Je možné použít
zvýraznění nadpisu např. podtržením, velká
písmena nebo kombinace různých možností.
Podtrhává se text nadpisu, nikoli číselné
nebo abecední označení. Nadpis začíná vždy
velkým písmenem. Nedělá se za ním tečka.
Nadpisy nezarovnáváme do bloku a nedělíme v nich
slova. Nadpisy na stejné úrovni se
zvýrazňují stejně. Neoznačené nadpisy můžeme
zarovnat na střed.
Dílčí nadpis
Číselné ani abecedně neoznačené
dílčí nadpisy se mohou umístit na začátek
odstavce, zvýraznit a ukončit tečkou.
Příklad:
Přehled obchodní korespondence
Poptávka. Zpravidla se jedná o krátký dopis... Nabídka. Nabídka může být zpracována v několika variantách