17. Tabulkový procesor (filtrování a řazení dat, formuláře, podmínky a
podmíněné formátování, export a import dat)
Vysvětlit pojmy záznam, pole a jeho označení, seřadit záznamy podle
stanoveného pole, filtrovat záznamy podle stanovených podmínek, zadat
ověření rozsahu dat při jejich zadávání a výběr pouze připravených
možností z vytvořeného seznamu, zamknout buňky a celý sešit, používat
podmínky a podmíněné formátování, export a import dat, vysvětlit základní
typy datových souborů s tabulkami a seznamy (ODS, XLS, XLSX, CSV) a
problematiku jejich standardizace. Uložit dokument v jiném než pro
procesor nativním formátu, vysvětlit omezení, načíst (importovat) tabulku
nebo seznam z jiného formátu (CSV, DBF)
záznam - řádky tabulky obvykle
chápeme jako záznamy (obdobně, jako v relačních databázích, které se
skládají z tabulek)
pole (označení pole) - sloupce
představují datová pole (např. věk, mzda, cena). Záhlaví (seznam, popis
sloupců) musí být umístěno na prvním řádku tabulky.Pole - určuje, který
sloupec bude ve funkci používán (tj. ten ve kterém se provede daný
výpočet). V případě použití databázových funkcí (např.
=DMAX(B20:F27;"spotřeba";B29:F30) se zadává popisek sloupce ze záhlaví
(v našem příkladě spotřeba) a je v uvozovkách (například "spotřeba"),
nebo číslo sloupce bez uvozovek (1 představuje první sloupec, 2 druhý
sloupec atd.).
řadit záznamy podle stanoveného pole -
Zejména u tabulek s větším počtem řádků je někdy potřeba tabulku
seřadit. Často se používá abecední třídění. Velmi užitečné je nejprve
přesně označit celou oblast, to znamená určit, která část tabulky se má
seřadit, a to včetně názvů polí. Záznamy můžeme v seznamu řadit podle
libovolného pole nebo i podle několika polí najednou. K seřazení záznamů
podle jednoho pole stačí označit libovolnou buňku v daném sloupci a
zvolit příkaz Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně.Pro řazení záznamů
podle více polí můžeme zvolit z karty Data - Seřadit a filtrovat.V okně
seřadit vybereme pole, podle kterého se má třídit. Pak můžeme přidávat
úroveň a volit další kritéria. Pozor na pole „Data obsahují záhlaví“. -
ukázat prakticky!!
filtrovat záznamy podle stanovených
podmínek - Filtr funguje vždy na všechny záznamy v tabulce.
Umožňuje odfiltrovat (nechat zobrazit) pouze záznamy splňující stanovené
podmínky. Filtr (CTRL + SHIFT + L) umožňuje zapnout filtrování pro
vybrané buňky. Po zapnutí filtrování se objeví u položek v záhlaví polí
výběrové šipky. Po klepnutí na šipku těsně u zvoleného sloupce, se
objeví připravené filtry.
Po klepnutí na Vlastní filtr můžeme zadat libovolné podmínky.
zadat ověření rozsahu dat při jejich
zadávání - Při zadávání dat přímo z klávesnice je poměrně
vysoké procento chybovosti. Ať už jde o překlepy nebo zadání dat mimo
předpokládaný rozsah. Stejně tak může docházet k zadání jiných dat než
je žádoucí v případě, že někdo tabulku připravuje s určitou představou a
někdo jiný pak do tabulky data vyplňuje. Pokud pracujeme např. se
seznamy, pak můžeme nastavit pro jednotlivé buňky (sloupce) určitá
omezení toho co smí uživatel do buňky zadat, případně upozornit na
zadání údaje mimo předpokládaný rozsah. Abychom omezili procento
chybovosti a získali data v požadované formě a rozsahu, můžeme využít
možnosti ověření dat. Pomocí ověření dat můžeme můžeme omezit délku
textu, rozmezí hodnot, omezit rozsah data nebo času, popřípadě můžeme
přímo omezit zadávané údaje na určitou množinu hodnot.
Postup
1. Vybereme buňku nebo oblast, kde chceme ověření dat nastavit.
2. Z nabídky Data vybereme příkaz Ověření...
3. V dialogovém okně Ověření dat nastavíme omezující podmínky případně
zprávu při zadávání a chybové hlášení.
výběr
pouze připravených možností z vytvořeného seznamu -
Dialogové okno Ověření dat má tři karty - na kartě Nastavení je nabídka
Seznam - taxativně vybrané hodnoty, které lze do buňky zapsat. Ostatní
hodnoty jsou považovány za chybně zadané. Seznam hodnot můžeme zadat do
pole Zdroj s tím, že jednotlivé položky oddělíme středníkem (v anglické
verzi Excelu se jako oddělovač používá čárka) nebo můžeme do pole Zdroj
zadat adresu nebo název oblasti, kde se seznam nachází. Pouze při
zvolení seznamu jako ověřovacího kritéria máme možnost povolit Rozvírací
seznam v buňce. Uživatel, který pak data zadává má možnost po výběru
buňky hodnotou zapsat nebo kliknout na šipku vpravo a hodnotu vybrat. ukázat prakticky!!
zamknout buňky a celý sešit -
Chcete-li zabránit uživatelům v tom, aby mohli neúmyslně nebo záměrně
změnit, přesunout nebo odstranit důležitá data z listu nebo sešitu,
můžete některé prvky List nebo sešitu zamknout s použitím nebo bez
použití Heslo. Tuto ochranu můžete z listu podle potřeby odebrat. - ukázat prakticky!!
používat podmínky a podmíněné formátování
- Podmíněné formátování vám pomůže rychle zvýraznit
důležité informace na listu. Možná vám ale přednastavená pravidla
formátování nebudou stačit. Proto do pravidla podmíněného formátování
můžete přidat vlastní vzorec a udělat tak něco, co přednastavená
pravidla nezvládnou.
export a import dat - Existují
dva způsoby importu dat z textového souboru pomocí aplikace Microsoft
Office Excel: můžete otevřít textový soubor v aplikaci Excel, nebo
můžete textový soubor importovat jako Oblast externích dat. Chcete-li
exportovat data z aplikace Excel do textového souboru, použijte příkaz
Uložit jako.
Existují dva běžně používané formáty textových souborů:
textové soubory s oddělovači (soubory formátu TXT), ve kterých je každé
pole textu obvykle odděleno tabulátorem (kód znaku ASCII 009),
textové soubory s hodnotami oddělenými čárkou (soubory formátu CSV), ve
kterých čárka (,) obvykle odděluje každé pole textu.
Znak oddělovače v souborech s oddělovači i v textových souborech CSV lze
změnit. Je to vhodné například v situacích, kdy je třeba se ujistit, že
operace importu nebo exportu proběhne požadovaným způsobem.
základní typy datových souborů s
tabulkami a seznamy (ODS, XLS, XLSX, CSV) - standardizace
Otevřené
formáty jsou výhodnější jak pro uživatele, tak pro programátory.
Otevírat a upravovat je totiž můžete v aplikacích od více výrobců.
Prosadily
se hned dvě skupiny nových otevřených formátů:
Office
Open XML používaný v nových Microsoft Office: .DOCX, .PPTX, .XLSX atd.
OpenDocument
opensourcového balíku OpenOffice: .ODT, .ODS, .ODP
Uložit dokument v jiném než pro
procesor nativním formátu, vysvětlit omezení (nemusí být zachovány
všechny vzorce či makra), načíst (importovat) tabulku nebo seznam z
jiného formátu (CSV, DBF) - prakticky
!!!
Všechno
ukázat prakticky na PC!!
Zdroj informací: většinou
www.wikipedia.cz a jiné stránky na internetu (www.jardaz.cz)